Endlich effiziente Meetings - Tipps und Tricks
Hast du die Nase voll von zu vielen Besprechungen und möchtest den ewigen Kreislauf unproduktiver Meetings ein Ende setzen? Ich verstehe deine Frustration. In der heutigen Berufswelt können Meetings sowohl ein wertvolles Instrument für die Zusammenarbeit als auch eine Quelle der Verzweiflung sein. Manchmal verlässt du eine Besprechung mit dem Gefühl, wertvolle Zeit verschwendet zu haben, und weißt nicht, was du erreicht hast - damit bist du nicht allein.
In diesem Artikel gehe ich auf die allgemeinen Herausforderungen der heutigen Meetingkultur ein und gebe dir das Wissen und die Werkzeuge an die Hand, um deine Meetings in effiziente, effektive und ergebnisorientierte Veranstaltungen zu verwandeln.
Glossar
- Was ist ein effizientes Meeting?
- Warum sind die meisten Meetings nicht effizient?
- Wie können Meetings effizienter werden?
- Hacks für effektivere Meetings
- Grundregeln für effiziente Meetings
- Schlussgedanken
Was ist ein effizientes Meeting?
Ein effizientes Meeting ist eine gut organisierte Zusammenkunft von Personen mit einem klaren Zweck und einer Tagesordnung, die darauf ausgerichtet ist, bestimmte Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Zeit der Teilnehmer zu respektieren.
Zu den wichtigsten Merkmalen gehören eine zielgerichtete Tagesordnung, Pünktlichkeit, aktives Engagement und Folgemaßnahmen, um Produktivität und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
Wenn du also Schwierigkeiten hast, Meetings effizient zu gestalten, musst du zunächst die häufigsten Probleme in der heutigen Meeting-Kultur kennen.
Lass uns das im Detail anschauen.
Warum sind die meisten Meetings nicht effizient ?
Wie bereits erwähnt, behindern häufige Probleme in der Besprechungskultur die Produktivität und Effektivität.
Hier sind einige dieser Herausforderungen:
1) Mangel an klaren Zielen:
Meetings ohne klar definierte Ziele können schnell unproduktiv werden. Frage dich vorab immer: Was soll nach dem Meeting anders sein? Willst du etwas entscheiden, andere informieren, selbst informiert werden oder Ideen sammeln? Mach es dir vorher bewusst.
2) Ineffektive Kommunikation:
Probleme wie Unterbrechungen, mangelndes Zuhören oder unklare Kommunikation können sinnvolle Diskussionen behindern.
3) Unklare Rollen:
Die Teilnehmer:innen sind sich möglicherweise nicht sicher, welche Rolle sie in den Treffen spielen und welche Aufgaben sie haben.
4) Fehlende Tagesordnungen:
Meetings ohne eine klare Agenda können vom Thema abschweifen und Zeit vergeuden.
5) Fehlende Folgemaßnahmen:
In Sitzungen getroffene Entscheidungen werden möglicherweise nicht dokumentiert, was zu einem Mangel an Rechenschaftspflicht führt.
6) Ungeeignete Teilnehmer:
Die Teilnahme von Personen, die nicht direkt mit dem Zweck des Treffens zu tun haben, kann die Wirksamkeit des Treffens beeinträchtigen.
Das Erkennen dieser häufigen Probleme ist der erste Schritt zur Verbesserung deiner Meeting-Kultur. Die Behebung dieser Probleme kann zu produktiveren und zielgerichteteren Versammlungen führen.
Wie können Meetings effizienter werden?
1) Klare Zielsetzungen:
Beginne mit einem klaren Verständnis für den Zweck des Treffens. Lege fest, was erreicht werden soll und teile es allen Teilnehmer:innen mit. Wenn alle das "Warum" des Treffens kennen, ist es wahrscheinlicher, dass sie bei der Sache bleiben.
2) Strukturierte Agenda:
Erstelle eine gut strukturierte Tagesordnung, in der die zu behandelnden Themen aufgelistet sind und für die jeweils Zeit eingeplant wird. Diese Tagesordnung dient als Fahrplan, welcher verhindert, dass die Diskussionen zu weit vom Thema abschweifen.
3) Zeitmanagement:
Meetings sollten pünktlich beginnen und enden. Respektiere die Zeitpläne der Teilnehmer:innen, indem du dich an die geplante Dauer hältst. Wenn du pünktlich aufhörst, zeigst du, dass du die Zeit der anderen wertschätzt.
4) Die richtigen Teilnehmer auswählen:
Lade Personen ein, deren Anwesenheit für die Ziele des Treffens wichtig ist. Vermeide eine Überfüllung mit unnötigen Teilnehmern.
5) Aktives Engagement:
Ermutige zu aktiver Beteiligung und Engagement. Schaffe ein Umfeld, in dem sich jeder wohlfühlt und seine Ideen und Erkenntnisse mit anderen teilen kann. Dieser kollaborative Geist kann zu solideren Diskussionen und besseren Ergebnissen führen.
6) Strukturierte Kommunikation:
Lege Grundregeln für die Kommunikation in der Besprechung fest. Ignoriere Störungen und Nebengespräche nicht, sondern sprich diese aktiv an.
7) Nachbereitung und Rechenschaftspflicht:
Ein produktives Treffen endet mit klaren Aktionspunkten und dokumentierten Entscheidungen. Weise Verantwortlichkeiten zu, setze Fristen und stelle sicher, dass jeder weiß, wofür er verantwortlich ist. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Treffens auch umgesetzt werden. Klärt in diesem Zusammenhang auch, ob und wann ihr ggf. wieder zusammenkommt.
8) Protokoll: Haltet diese Vereinbarungen schriftlich fest. Mach dies am besten bereits während der Besprechung. So haben alle Teilnehmer:innen die Chance, Einfluss auf die Protokoll-Inhalte zu nehmen. Du sparst dir zudem die Meeting-Nachbereitung.
Hacks für effektivere Meetings
Hier sind einige praktische Strategien, die dir helfen, diese Dinge auch umzusetzen.
1) Stand-Up Meetings:
Findet deine Besprechung nicht online statt, könnte dieser Tipp hilfreich sein. Denn jedes Meeting wird deutlich schneller und damit effizienter, wenn man im Stehen zusammen kommt.
2) Check-In:
Nutze Check-In Fragen, um frühzeitig alle Beteiligten zur Teilnahme zu animieren. Jeder beantwortet die Check-In Frage kurz & knapp. Das wirkt als Eisbrecher. Denn je länger Teilnehme keinen aktiven Beitrag leisten, desto unwahrscheinlicher wird es. Kreative Fragen findest du beispielsweise auf: www.Tscheck.in
3) Kanban:
Nutze ein Kanban-Board zur Visualisierung deiner Agenda. Die vorgegebene Struktur von „Do“, „Doing“ und „Done“ visualisiert auf einfach Weise die Tagesordnung und zeigt, wo ihr gerade steht. Das lässt sich auch leicht in Online-Meetings umsetzen.
4) Sprache:
Achte auf einfache Sprache in Meetings. Verzichtet auf Anglizismen, Akronyme und Fachbegriffe, soweit ihr könnt. Es behindert die Kommunikation und erhöht die Gefahr, dass einzelne Teilnehmer:innen nicht folgen können. Macht doch ein Spiel daraus und verteilt Strafpunkte bei Verletzung dieser Regel. ;)
5) Minutes of Meeting:
Achtet beim Protokoll auf die Beantwortung dieser Frage: Wer macht was bis wann? Zwingt euch schon während des Meetings zur Klarheit in dieser Frage und widmet die letzten 10-15 Minuten diesem Punkt. Sonst lauft ihr Gefahr, ergebnislos auseinander zu gehen.
6) Parkplatz:
Nutzt einen Themenparkplatz. In der Diskussion kommen immer wieder wichtige Punkte auf, die jedoch nicht zur Agenda gehören. Packt diese auf den Themenparkplatz und kehrt zur Agenda zurück. Die Themen gehen somit nicht verloren. Nutz die letzten Minuten im Meeting für „eine Runde über den Parkplatz“ und klärt die nächsten Schritte.
7) ELMO:
Nutzt die ELMO-Karte. Jeder Teilnehmer darf während des Meetings das Wort ELMO einwerfen. Ihr könnt hierfür auch Karten mit der Elmo-Figur oder auch ein Plüschtier verwenden. ELMO steht hierbei für den Satz: „Enough – let’s move on!“. Ihr könnt somit ausschweifende Redebeiträge und Diskussionen einfangen.
Zum Schluss möchte ich dir noch einige Regeln für gute Kommunikation in Meetings mitgeben. Das wird dir helfen, deine Meetings produktiver zu gestalten.
Grundregeln für effiziente Meetings
Effektive Kommunikation ist der Grundstein für produktive Meetings. Wenn du diese Regeln befolgst, kannst du sicherstellen, dass die Diskussionen klar, konzentriert und entscheidungsfördernd sind. Mach diese Regeln allen Teilnehmern transparent sichtbar.
- Hört aktiv zu, ohne euch ins Wort zu fallen.
- Sprecht klar und deutlich und kommt auf den Punkt.
- Bleibt beim Thema und vermeidet Abschweifungen.
- Respektiert andere Meinungen.
- Bittet um Aufklärung, wenn nötig.
- Verwende Visualisierungen für mehr Klarheit.
- Meldet euch, wenn ihr das Wort ergreifen wollt.
- Verwende eine einfache Sprache und vermeide Fachjargon.
Schlussgedanken
Auch wenn es oftmals so erscheint, aber Meetings abhalten tut man nicht aus Selbstzweck. Jedes effiziente Meeting sollte klaren Zielen und Gründen unterliegen. Damit ein Meeting auch wirklich effizient ist, sollte es nicht länger dauern als unbedingt notwendig. Auch Mitarbeiter, die von vorne rein nichts wertvolles Beitragen können und/oder mit dem Verantwortungsbereich in dem das Meeting ansetzt nichts am Hut hat, sind in effizienten Meetings einfach fehl am Platz.
Nicht nur, dass diese teilnahmslosen Mitarbeiter dann ihre wertvolle Arbeitszeit verplempern, sie verschlacken zudem auch die Stimmung und Kommunikation im Meeting. Für effiziente Meetings ist es wichtig so viel Struktur wie möglich in die Gesprächsrunde zu packen. Das bedeutet, dass jemand im Idealfall das Meeting moderiert und die Gespräche immer wieder zum Hauptanliegen des Meetings zurückbringt.
Es gilt wie immer: Je besser das Gespräch vorbereitet ist, desto qualitativer und damit effizienter wird es ablaufen.