Optimierung von Prozessen

Was ist Prozessoptimierung?

Bevor wir zu den Vorteilen der Prozessoptimierung für dein Team kommen, ist es wichtig zu verstehen, um was es sich dabei genau handelt.

Bei der Prozessoptimierung geht es um die Verbesserung der Effizienz und Effektivität eines Geschäftsprozesses. Es geht darum, den aktuellen Zustand des Prozesses zu ermitteln, seine Leistung zu analysieren, die Ursachen von Problemen zu finden und Lösungen zu implementieren, um die gewünschten Ergebnisse für Team und Unternehmen zu erzielen.

Mit anderen Worten: Prozessoptimierung ist die Kunst und Wissenschaft der Verfeinerung von Arbeitsabläufen und Verfahren, um ein Höchstmaß an Effizienz, Qualität und Konsistenz zu erreichen. Sie beinhaltet einen systematischen Ansatz zur Identifizierung, Analyse und Verbesserung von Organisationsprozessen.

Aber warum ist Prozessoptimierung für Unternehmen und Teams von heute so wichtig?

Warum ist Prozessoptimierung wichtig?

1. Wettbewerbsvorteil: In einer globalisierten und wettbewerbsorientierten Geschäftslandschaft können Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren, schneller auf Marktveränderungen, Kundenanforderungen und neue Trends reagieren. Diese Agilität ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.

2. Optimierung der Ressourcen: Die Prozessoptimierung hilft Unternehmen, ihre Ressourcen, sei es Zeit, Geld oder Arbeitskräfte, so effizient wie möglich zu nutzen. Dies ermöglicht eine bessere Zuweisung von Ressourcen, um strategische Ziele zu erreichen.

3. Anpassungsfähigkeit: Gut optimierte Prozesse können flexibel und anpassungsfähig gestaltet werden. Diese Anpassungsfähigkeit ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die schnell auf veränderte Marktbedingungen, Kundenwünsche oder gesetzliche Vorschriften reagieren müssen.

Wie lassen sich Prozesse optimieren? 

Eine Optimierung ist erst dann möglich, wenn der Prozess selbst gut definiert & etabliert ist. Lass uns daher damit beginnen. 

Schritt 1)

Identifiziere den Prozess: Sofern noch nicht geschehen: Beginne damit, die Prozesse innerhalb deines Teams oder deiner Abteilung systematisch zu identifizieren. Dabei kann es sich um eine sich wiederholende Aufgabe, einen Arbeitsablauf oder eine Reihe von Aktivitäten handeln.

Schritt 2)

Dokumentiere deine Prozesse

Erstelle eine visuelle Darstellung, wie der Prozess derzeit funktioniert. Ein Flussdiagramm oder ein Swim-Lane-Diagramm sind hier die gängigen Methoden. Gib jedem Schritt, jeden Entscheidungspunkt und alle beteiligten Rollen an. So erhältst du einen klaren Überblick über Prozessablauf.

Ein Prozess hat zu dem ein klar definiertes Ziel, klar definierte Eingangsparameter und einen klar definierten „Prozess-Owner“, welcher sich für die Prozessüberwachung verantwortlich fühlt.

Schritt 3)

Sammle Daten und Metriken:

Wie Peter Drucker einst sagte: "You can't manage what you can't measure."

Sammle prozessbezogene Daten. Dazu können Zeitprotokolle, Fehlerberichte, Kundenfeedback oder andere relevante Informationen gehören. Metriken wie Bearbeitungszeit, Fehlerquoten oder Ressourcennutzung können der Prozessbewertung dienen.

Frage dich dabei kritisch, welche Metrik (i.e. welchen Key Performance Indicator, KPI) es wirklich braucht, um die Prozessgüte zu bewerten. Hier darfst du mit Augenmaß agieren und das Prozessziel in den Fokus nehmen. Denn in der Datenerhebung und Auswertung steckt häufig viel Arbeit. Sei nicht leichtfertig mit der wahllosen Definition von Messgrößen. Relevant sind nur Daten, die zur Beurteilung der Prozessgüte dienen.

In der Prozessbeschreibung zum Prozess ist festzulegen, wie Messgrößen erfasst werden, wie oft sie erfasst werden und wo bzw. wie diese zu dokumentieren sind.

Schritt 4)

Lege Zielgrößen für deine wichtigste Prozessgröße(n) fest.

Definiere den Soll-Wert, den es in den Prozess-KPIs zu erreichen gilt. Wo genau willst du hin mit deinem Prozess? Was ist eine realistische Zielgröße? Das Festlegen dieser Ziele passiert häufig im jährlichen Turnus im Rahmen von Zielvereinbarungsgesprächen und bettet sich in die Unternehmensziele und -strategie ein. Zielanpassungen können die Antwort auf veränderte Umweltbedingungen sein.

Schritt 5)

Analysiere den aktuellen Stand:

Ermittle die definierten KPIs im festgelegten Rhythmus und suche nach Ursachen für Abweichungen vom Soll-Wert. Eine geeignete Methodik zur Analyse ist beispielsweise die 5-Why-Methode: Frage in der Analyse der Abweichungen 5-mal nach dem Warum. Du näherst dich somit der „Root-Cause“, also der Grundursache. Genau hier gilt es anzusetzen! Diese Durchführung oder zumindest die Überwachung dieser Aufgabe fällt typischerweise dem Prozess-Owner zu.

Schritt 6)

Brainstorming von Lösungen:

Stelle ein Team aus verschiedenen Personen zusammen, die mit dem Prozess vertraut sind, einschließlich derer, die täglich damit arbeiten. Ermutige sie zu einem Brainstorming über Lösungen. Meistens haben die Personen, die am nächsten an der Arbeit dran sind, den besten Einblick in die Verbesserung des Prozesses. Setze zudem Anreize für das Einbringen von Verbesserungsideen. Das Ziel ist es, die Abweichung zwischen Soll- und Ist-Wert zu minimieren.

Schritt 7)

Setze Prioritäten für Änderungen:

Nicht alle Ideen sind gleichermaßen realisierbar oder wirkungsvoll. Priorisiere die vorgeschlagenen Änderungen nach ihrem Potenzial, um die ermittelten Probleme zu lösen und deine Ziele zu erreichen. Konzentriere dich auf die Änderungen, welche die größten Verbesserungspotenziale bieten. Setze Änderungen bevorzugt nur einzeln und nacheinander um. Anderenfalls sind folgende Veränderungen der Prozessperformance nur schwer einzelnen Änderungen zuzuordnen.

Schritt 8)

Umgestaltung und Umsetzung:

Entwickle einen Aktionsplan für die Umsetzung der ausgewählten Änderungen. Stelle sicher, dass die Rollen und Zuständigkeiten klar sind, und weise die erforderlichen Ressourcen zu. Sei auf Widerstände gegen Veränderungen vorbereitet und agiere mit offener und transparenter Kommunikation (Change-Management).

Schritt 9)

Feedback und Iteration:

Ermutige dein Team und die Beteiligten zu Feedback. Nutze ihren Input, um den Prozess weiter zu verfeinern. Die Prozessoptimierung ist ein fortlaufendes Unterfangen. Sei also darauf vorbereitet, auf der Grundlage von Rückmeldungen und sich ändernden Umständen zu iterieren und kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen. Ein Lessons-Learned Prozess und die Nutzung von strukturierten Retrospektiven unterstützen dich dabei.

Wie profitiert dein Team von besseren Prozessen?

Die Verbesserung von Prozessen innerhalb eines Teams kann eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen, welche die Teamleistung und die Gesamteffektivität steigern. Im Folgenden erfährst du, wie dein Team von besseren Prozessen profitieren kann:

1. Gesteigerte Effizienz:

Durch gestraffte und optimierte Prozesse werden unnötige Schritte und Engpässe reduziert, sodass Aufgaben schneller erledigt werden können. Diese erhöhte Effizienz führt zu höherer Produktivität und besserem Zeitmanagement.

2. Verbesserte Zusammenarbeit:

Klare und gut definierte Prozesse erleichtern die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Jeder kennt seine Rolle und seine Aufgaben, was die Zusammenarbeit erleichtert und Missverständnisse vermeidet.

3. Höhere Arbeitsqualität:

Die Prozessoptimierung umfasst häufig auch Maßnahmen zur Qualitätskontrolle, wodurch Fehler und Mängel reduziert werden. Dies führt zu einer höheren Qualität der Arbeit, einer besseren Kundenzufriedenheit und einem besseren Ruf des Teams.

4. Kosteneinsparungen:

Optimierte Prozesse können die Verschwendung von Ressourcen reduzieren und die Betriebskosten senken. Die Teams können ihre Ressourcen effektiver einsetzen.

5. Konsistenz:

Standardisierte Prozesse stellen sicher, dass Aufgaben einheitlich ausgeführt werden, wodurch Ergebnisschwankungen reduziert werden. Diese Konsistenz ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Qualität und die Erfüllung der Erwartungen der Kunden und internen Stakeholdern.

6. Schnellere Entscheidungsfindung:

Gut dokumentierte Prozesse liefern Daten und Metriken, die als Entscheidungsgrundlage dienen können. Dieser datengesteuerte Ansatz hilft den Teams, fundiertere und schnellere Entscheidungen zu treffen.

7. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit:

Teams mit strukturierten Prozessen erleben oft weniger Frustration und Stress, da Ineffizienzen reduziert und Richtlinien klarer formuliert werden. Dies kann zu einer höheren Arbeitsmoral und Arbeitszufriedenheit der Teammitglieder führen.

8. Bessere Einarbeitung und Schulung:

Klar definierte Prozesse erleichtern die Einarbeitung neuer Teammitglieder und machen sie schnell einsatzfähig. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Einarbeitung und gewährleistet eine einheitliche Schulung. Die Prozess-Performance ist zudem durch gut definierte Prozessabläufe weniger an Einzelpersonen gebunden.

Fazit: Prozessoptimierung lohnt sich

Für Teams bringt die Prozessoptimierung zahlreiche Vorteile mit sich, z. B. eine höhere Effizienz, eine bessere Zusammenarbeit, eine höhere Arbeitsqualität und Kosteneinsparungen. Durch einen systematischen Ansatz zur Prozessoptimierung können Teams ein höheres Leistungsniveau erreichen, sich an veränderte Bedingungen anpassen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern.