Willkommen an Bord! Effektives Onboarding

Warum ist ein strukturiertes Onboarding für Ingenieure so wichtig?

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess geht über Aufgaben und Papierkram hinaus. Es geht darum, den Mitarbeitern Vertrauen zu schenken, sie mit den Werten des Unternehmens vertraut zu machen, ihre Verantwortlichkeiten zu klären und ihnen Einblicke in die Abläufe innerhalb des Unternehmens zu geben. Es ist die Aufgabe einer Führungskraft, die Integration und damit den langfristigen Erfolg der Mitarbeiter im Unternehmen damit zu fördern.

Die Unternehmenskultur zu verstehen und die allgemeine Begeisterung hinsichtlich der tagtäglichen Aufgaben zu fördern, motiviert nicht nur, sondern trägt auch zum Wachstum des ganzen Unternehmens bei.

Außerdem ist die Fluktuation von Mitarbeiter:innen gerade im ersten Jahr relativ hoch. Um dem entgegenzuwirken, kommt dem Onboarding-Prozess eine Schlüsselrolle zu.

Neueintritt – Welche Herausforderungen und Bedürfnisse haben Ingenieure?

Neue Teammitglieder stehen zu Beginn ihrer Tätigkeit im Unternehmen oft vor besonderen Herausforderungen. Die Anpassung an die Unternehmenskultur und der Aufbau von Beziehungen zu anderen Mitarbeitern braucht Zeit. Wenn du den Einführungsprozess verbessern willst, bist du als Manager dafür verantwortlich, diese Herausforderungen zu verstehen.

Neuen Ingenieur:innen mangelt es möglicherweise an den Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv zu interagieren.
Sie finden es herausfordernd, Beziehungen innerhalb ihrer Teams aufzubauen.
Die Navigation in komplexen technischen Architekturen, das Zurechtfinden mit neuer/unbekannter Software und das Erlernen Arbeitsabläufe kann schwierig sein.
Die Anpassung an die Methoden und die Arbeits- sowie Kommunikationskultur des Unternehmens kann anfangs überfordernd sein.
Anfängliche Anpassungsschwierigkeiten können zu Leistungsproblemen und einem Gefühl der Orientierungslosigkeit führen.

Einige Gedankenstützen zur Verbesserung deines Onboarding-Prozesses

Checkliste

Folgende Dinge gehören zum Onboarding-Prozess auf jeden Fall dazu. Der Onboarding-Prozess sollte von euer Personalabteilung begleitet werden.

Bereitstellen notwendiger Dokumente: Stellenbeschreibung, Prozesse, Organigramm, Präsentationen zum Unternehmen, Lageplan …

Einladen zu Events: Sommerfest, Weihnachtsfeier, Ausflug

Arbeitsplatzausstattung, Telefon, Ausweis & IT-Zugänge

Team informieren: Wer kommt neu? Wann? In welcher Rolle? Wer ist er/sie?

Einarbeitungsplan erstellen und gemeinsam besprechen

Nicht vergessen: Unterweisung nach Arbeitsschutzgesetz

Patenschaft

Stelle neuen Mitarbeiter:innen für den Zeitraum der ersten 3 Monate doch einen Paten an die Seite. Der Pate ist ein erfahrener Mitarbeiter, der den neuen Mitarbeiter „unter seine Fittiche“ nimmt. Er ist der „Go-to-Guy“ an den sich der oder die Neue in allen Fragen wenden kann.
Gerade wenn man schon lange zum Unternehmen gehört, werden triviale Dinge als selbstverständlich angenommen, die neue Mitarbeiter einfach (noch) nicht wissen können.

Hier ein paar Beispielfragen dieser Art:

Wie mache ich einen Dienstreise-Antrag?
Wer bekommt meine Krankmeldung?
Wie buche ich einen Besprechungsraum?

Dann ist es gut, jemanden zu haben, den man auch bei gefühlt „dummen“ Fragen ansprechen kann.

Mitarbeitersteckbriefe

Eine weitere Möglichkeit, die Einarbeitung zu erleichtern, besteht darin, Mitarbeitersteckbriefe zu erstellen. Indem jeder persönliche Informationen und Erwartungen mitteilt, kann die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert werden.
Beantwortet in euren Steckbriefen folgende Fragen:

Name/ Foto/ Rolle/ Aufgaben
Im Betrieb seit ...
Was bringt dich auf die Palme?
Was sollte jeder über dich wissen?
Was hast du für besondere Fähigkeiten?
Welches Statement passt zu dir?

Natürlich sollte es so einen Steckbrief auch von dir als Chef geben. Ergänze hier gern noch Folgendes:
Wie möchtest du, dass Mitarbeiter mit dir kommunizieren? Gibt es eine Kultur der offenen Tür? Oder soll man dich besser anrufen? Vielleicht eher eine Mail schreiben?
Wie tickst du?

Essensgutscheine

Gib doch Mittagessen-Gutscheine für neue Mitarbeiter:innen zum Einstand aus.
Dieser kann die Gutscheine nutzen, um jeden Tag eine: andere:n Kolleg:in zum Essen einzuladen und somit besser kennenzulernen. Du beschleunigst somit den Aufbau persönlicher Beziehungen.

Feedback-Gespräche

In der Anfangsphase solltest du als Führungskraft häufig das Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter im Team suchen. Ich empfehle als Mindestmaß folgende Gesprächsfrequenz:

Abstimmung nach dem ersten Arbeitstag: Wie war es? Was hat noch nicht geklappt? Wie kannst du ggf. als Chef helfen?
Abstimmung nach der ersten Woche: Wie lautet das erste Zwischenfazit?
Abstimmung nach dem ersten Monat: Inwieweit ist der neue Mitarbeiter nun angekommen?
Abstimmung nach 3 Monaten als Abschluss der Einarbeitungsphase: Ist noch etwas offen? Sind Aufgaben, Ziele und Verantwortlichkeiten klar?

Fazit

Die Investition in ein Einarbeitungsprogramm geht über das Willkommen-Heißen neuer Talente hinaus; es legt den Grundstein für ein kollaboratives, innovatives und widerstandsfähiges Team.